I costi nascosti di una chiamata veloce
Decidere di fare una chiamata "al volo" invece di scrivere un messaggio strutturato ha una serie di conseguenze negative che non sempre consideriamo.
Interrompi il lavoro altrui: Una chiamata interrompe il flusso di lavoro di chi la riceve, costringendolo a staccare da ciò che stava facendo e a dedicare del tempo che non aveva preventivato. Questo può influire negativamente sulla produttività e sulla concentrazione.
Escludi gli altri: Un'idea, una discussione o una decisione importanti prese a voce rimangono circoscritte alle due persone che si sono parlate. Un messaggio scritto, invece, può essere condiviso, letto e consultato da chiunque altro nel team, evitando di dover ripetere le stesse cose a tutti.
Dispersione dell'informazione: Anche se registri la chiamata, la trascrizione spesso è disordinata e piena di "ehm" e "cioè", rendendo difficile l'estrazione di informazioni utili, anche con l'aiuto dell'AI. Il contenuto di una discussione orale è molto più facile da perdere rispetto a una documentazione scritta.
Mancanza di chiarezza: La pigrizia di non scrivere porta a pensare "ad alta voce". Di conseguenza, la persona che chiama non ha un'idea chiara di ciò che deve comunicare, e la conversazione diventa un susseguirsi di pensieri non organizzati.
Quando la call "al volo" ha senso
Nonostante i rischi, ci sono situazioni in cui una chiamata è non solo utile, ma necessaria. Sfruttare la comunicazione sincrona, ovvero "in tempo reale", ha un senso logico in questi casi:
Quando il dialogo crea valore aggiunto: in quelle situazioni in cui il confronto diretto può generare idee che da soli non avremmo mai avuto. In questi casi 1+1 fa più di 2, e la call diventa un laboratorio di idee e un momento di crescita.
Quando è un'occasione di apprendimento: per esempio, se una persona ha bisogno di essere formata o di apprendere un concetto complesso, la call (o meglio, un video registrato) è un ottimo modo per facilitare il passaggio di informazioni. La possibilità di fare domande in tempo reale e di avere un riscontro immediato è un valore aggiunto.
Nelle situazioni ibride: strumenti come Loom o Veed offrono una via di mezzo, combinando la ricchezza comunicativa di una call con il vantaggio dell'asincronia. Puoi registrare il tuo schermo mentre spieghi un concetto, inviare il video al tuo collega e lasciargli la possibilità di vederlo quando vuole, anche a velocità 1.5x.
Una policy senza policy: il ruolo del buonsenso
L'approccio più efficace non è quello di vietare le call o di imporle, ma di affidarsi al buonsenso. All'interno dei team di lavoro è importante instaurare una cultura della consapevolezza, in cui ognuno comprende l'impatto delle proprie azioni sugli altri.
Valuta prima di chiamare: Chiediti se il tuo messaggio può essere scritto in modo chiaro e completo. A volte, un minuto speso a strutturare un testo risparmia ore di incomprensioni e interruzioni.
Se ricevi una call, non accettare in automatico: Se non è una questione urgente, chiedi alla persona di mandarti un messaggio scritto. Può sembrare scortese, ma aiuta a educare il team a una comunicazione più efficace.
Usate la chat per le decisioni semplici: Per le domande veloci o le conferme, usa un canale di messaggistica testuale come Slack o Teams. Non c'è motivo di disturbare qualcuno per una questione che si può risolvere in due righe.
Riassunto e takeaway
La call "al volo" nasconde la pigrizia: spesso è un modo per evitare di organizzare i propri pensieri e scrivere un messaggio chiaro.
Interrompe, esclude e disperde: Le chiamate improvvisate interrompono il flusso di lavoro altrui, escludono chi non è presente e rendono difficile la conservazione delle informazioni.
Le call sono utili per creare e apprendere: hanno senso quando servono a generare idee o quando c'è un'esigenza di formazione.
L'approccio migliore è il buonsenso: non esiste una policy unica. Rifletti sull'impatto che una chiamata avrà sul lavoro degli altri e scegli il metodo di comunicazione più adatto alla situazione.
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