Consigli e spunti creativi per tenere unito il team in smart working

In questo articolo vogliamo parlare di smart working e dare alcuni consigli per gestire questa pratica che da tempo in BitBoss applichiamo e che oggi, diventata una necessità, ha cominciato a suonare familiare anche alle orecchie di chi prima la considerava distante dalle proprie abitudini.

Cambiare la propria routine è una pratica difficile da interiorizzare. Spesso però capita che la necessità spinga le persone ad adottare soluzioni alternative, magari conosciute da anni, ma che per i più svariati motivi in situazioni di normalità non vengono prese in considerazione.

Per chi non conoscesse Google Trends, si tratta di uno strumento molto caro a chi si occupa di marketing e SEO e viene utilizzato principalmente per scoprire quelle che sono le maggiori tendenze del momento sul web. Non ci siamo quindi stupiti del risultato quando abbiamo inserito nella barra di ricerca dello strumento Google, la parola Smart Working.

Smart working: consigli per gestire un team da remoto

Di smart working se ne parla ovviamente da anni. L’impressione era però che si guardasse al lavoro da remoto con un certo sospetto, trattato come una di quelle attività vagamente fuori portata e riservate ai pochi che potevano permetterselo. Una di quelle pratiche ad uso e consumo di certe categorie, in questo caso freelance e startup, ma in ogni caso molto lontana dal mondo delle imprese tradizionali e ancor di più dalle istituzioni pubbliche.

Come si sa però, spesso di necessità si fa virtù e solo ora che siamo stati messi alle strette dalla realtà dei fatti pare che tutti abbiano davvero preso in considerazione questo modo di lavorare riscoprendone addirittura i lati positivi.

In tempi difficili bisogna sapersi adattare e pare che il trend di questi ultimi giorni sia proprio il lavoro da remoto.

In BitBoss eravamo remote first prima che questo diventasse una necessità e così, almeno su questo aspetto dell’emergenza, siamo arrivati preparati.

Detto ciò, troviamo che questa sia l’occasione giusta per raccontare come noi di BitBoss gestiamo il lavoro in questa situazione che, causa coronavirus, ci trattiene forzatamente in casa.

Il cuore della pratica che adottiamo per lavorare da remoto sta nei tool che utilizziamo e nella metodologia che applichiamo e che approfondiamo in altri articoli. Qui vorremmo invece dare alcuni consigli e spunti creativi per gestire il lavoro da remoto ai tempi della quarantena.

BitBoss Weekly Meeting

A onor del vero, questa pratica è stata introdotta nella nostra vita lavorativa già prima che si manifestasse l'emergenza, ma in questa situazione troviamo che sia doppiamente utile.

Quella che nel tempo ha preso il nome di BitBoss Weekly Meeting altro non è che la riunione settimanale di BitBoss e funziona così:

• Ogni lunedì mattina alle 8.30 in punto, tutti i membri del team BitBoss si riuniscono, chi può in ufficio, chi non può da remoto.

• Ognuno ha 10 minuti per spiegare agli altri membri del team cos’ha fatto la settimana precedente e quali sono le attività che invece andrà a svolgere durante la settimana in corso.

• Alla fine della riunione tutti si trovano ad essere allineati su cosa si sta facendo in azienda.

Questa pratica serve non solo ad informare gli altri su quali siano gli obiettivi settimanali dei singoli, ma serve anche e soprattutto a ognuno di noi per fissare le idee nella propria testa e per darsi un focus sulle attività più importanti da svolgere.

Questa riunione si svolge solo una volta a settimana perché una frequenza maggiore rischierebbe di inquinare il lavoro con troppe comunicazioni e informazioni, mentre al contrario riunioni più diradate farebbero venire meno il senso di coesione e partecipazione del team.

Inutile dire che questa attività si è dimostrata particolarmente utile adesso, quando la distanza forzata dall’ufficio e dal proprio team, potrebbe far perdere focus sul proprio lavoro e su ciò che stanno facendo gli altri.

BitBoss Café

Prima o dopo arriva per tutti il momento di sconforto durante la giornata, quel momento in cui ciò che si desidera non è altro che una spalla su cui piangere e un volto amico che ti dica che in fondo andrà tutto bene.

In BitBoss questo momento arriva quando qualcuno decide che è giunta l’ora del caffè. Quali sono i consigli per sopperire a questa mancanza quando si è in remote working?

Quello che abbiamo creativamente chiamato BitBoss café in realtà è un’idea che abbiamo preso in prestito dagli amici della startup ClearBox. Altro non è che una pausa caffè virtuale in cui ognuno si prepara il caffè a casa propria e passa un quarto d’ora di svago, distrazione e socialità con i membri del team, oltre a prendere parte agli aggiornamenti della giornata.

Funziona così:

• Ogni mattina alle 10.00 e ogni pomeriggio alle 16,30 ci si sintonizza via webcam nella sala comune (virtuale si intende) e ci si aggiorna sull’andamento della giornata.

• Il taglio del format non è necessariamente lavorativo, l’obiettivo potrebbe anche essere il puro e semplice stacco dalla routine.

Ispirazioni

Si dice che nessuno inventi nulla, le idee sono nell’aria e sta a noi raccoglierle, adattarle e migliorarle. In BitBoss, per affinare i nostri processi interni ci ispiriamo a chi prima di noi ha testato e sperimentato con successo la validità delle tecniche di remote working dalle quali arrivano i nostri consigli.

Esistono nel mondo tantissime imprese che dopo anni di tentativi, più o meno fallimentari, hanno incentrato i propri processi esclusivamente sullo smart working ottenendo ottimi risultati.

Aziende come Gitlab, Toggl, Help Scout, CodePen stanno innovando i loro processi interni riducendo al minimo le criticità del lavoro da remoto e valorizzandone al massimo gli aspetti postivi.

Il nostro terzo consiglio è quindi quello di prendere ispirazione dai migliori. Trarre insegnamento da tutte quelle aziende che già sfruttano con successo le potenzialità dello smart working, analizzarne le idee e i processi e adattarli alla propria realtà.

Ognuno dovrebbe scegliere da sé le proprie ispirazioni, ma lasciamo comunque qualche spunto da cui partire e qualche dato per rendere l’idea:

• Todoist e Twist, le app per la produttività e il lavoro da remoto dell’azienda Doist, hanno già oltre 20 milioni di utilizzatori e il team stesso dell’azienda è distribuito in oltre 25 paesi nel mondo.

• Buffer, azienda che agevola la pubblicazione di contenuti sui social per i team che lavorano da remoto, ha raggiunto oltre 77.000 utenti e oltre 20 milioni di ricavi all’anno con un team esclusivamente da remoto.

• Automattic ha realizzato prodotti utilizzati da milioni di persone sul web, incluso Wordpress, e ha raggiunto oltre 1000 dipendenti da remoto.

Chiudiamo l’articolo riflettendo sul fatto che è anche dai momenti come questo che si possono trarre importanti insegnamenti. Tutto ciò che succede intorno a noi può aprire la mente a nuove a prospettive e offrire spunti interessanti sia per quanto riguarda la vita lavorativa che personale.

Condividendo e discutendo sia i fallimenti che i successi potremo essere sempre più attrezzati per fronteggiare qualsiasi sfida ci riservi il futuro, in termini di smart working ma non solo.