Il software gestionale del gruppo Centri Dentistici Primo

Nel 2018 Primo contava circa 40 cliniche e utilizzava un gestionale SaaS (software as a service) per la coordinazione e la direzione dei centri e l'amministrazione delle cartelle cliniche dei pazienti. La necessità di Primo era però quella di estrarre i dati delle singole cliniche e aggregarli in modo che l'amministrazione centrale potesse capirne l'andamento e seguire l'attività quotidiana delle singole strutture. Il software utilizzato tuttavia offriva delle funzionalità standard e piuttosto limitate e non assecondava i flussi di lavoro specifici della società, che era quindi costretta ad avvalersi di un sistema di Business Intelligence per riuscire ad aggregare le informazioni. Un ulteriore vincolo era dato dall'impossibilità di applicare una qualsiasi personalizzazione del software per assecondare le particolari procedure di Primo.

La società necessitava dunque di un software che si adattasse perfettamente al suo metodo di lavoro e che fosse in grado di evolversi insieme all'azienda. Così, all'inizio del 2018, Primo ha deciso di affidarsi ad un partner tecnico per lo sviluppo di un gestionale che sapesse rispondere efficacemente ai problemi che si sarebbero presentati di volta in volta nella sua fase di crescita e che avrebbe seguito esattamente le procedure e i flussi di lavoro delle singole cliniche e dell'amministrazione centrale.

Fin dal principio la realizzazione dell'intero gestionale è stata pensata a partire da un foglio bianco perché volevamo evitare che lo sviluppo fosse influenzato dalle funzionalità del gestionale preesistente. Il cliente non era soddisfatto della soluzione precedente, quindi non aveva senso replicarne le funzionalità: PrimoUp doveva essere pensato da zero. L'obiettivo era permettere una completa personalizzazione del software che avrebbe dovuto aderire perfettamente al flusso di lavoro di Primo. Così il nostro team si è trovato a dover rispondere al fianco del cliente a tutti i problemi che si presentavano e a dover trovare e applicare di volta in volta la migliore soluzione possibile.

Il software doveva essere pensato in modo che crescesse insieme all'azienda perciò erano fondamentali fin da subito alcune caratteristiche strutturali.

Espansione incrementale

Il software doveva essere progettato perché ampliasse le funzionalità di pari passo con l'espansione dell'azienda, per cui una delle sfide iniziali è stata quella di progettarlo in modo da assecondare l'evoluzione continua della società. Evoluzione che non aveva una direzione iniziale, per cui PrimoUp avrebbe dovuto risolvere in maniera incrementale i problemi che di volta in volta si presentavano. Questo tipo di evoluzione doveva essere portata avanti facendo in modo che il software non crescesse in maniera disordinata, ogni nuova funzionalità doveva essere pensata in ottica di espansione continua.

Software blindato e su misura

Ad ogni Sprint Meeting il cliente esprimeva le sue necessità e condivideva con il nostro team di sviluppo il proprio modo di lavorare in modo che noi potessimo portare le proposte di UX e UI in modo da andare incontro alle esigenze di utilizzo di ogni utente. Primo Up, a differenza di un Saas, doveva essere un software blindato, nel senso che le funzionalità dovevano permettere a chi avrebbe utilizzato il software di eseguire solamente le operazioni previste dal flusso di lavoro e fare in modo che queste non potessero essere modificate da una volta all'altra senza una direzione.

Architettura server distribuita

Bisognava infine garantire un'architettura server tale da poter sopportare il peso del software. trattandosi di un gestionale utilizzato da molti reparti all'interno della società (medici, clinic manager, amministrazione, reparto marketing, ecc...), sarebbe stato sottoposto a frequenti picchi di utilizzo e bisognava trovare una struttura tale da permettere al software di reggere questi carichi elevati, cosa non banale per un'applicazione così complessa. La soluzione è stata quella di trovare una architettura server distribuita dove il carico sarebbe stato bilanciato su diversi server, in modo da distribuire il peso su diverse macchine. Lo stesso ragionamento avrebbe dovuto riguardare il database.

A livello di funzionalità, PrimoUp funziona come un grande centro di controllo suddiviso in diverse aree: Operativa, Amministrativa e di Direzione e Comunicazione.

Gestione Operativa

Primo aveva esigenze di operations ben specifiche che un SaaS non avrebbe mai soddisfatto. La Gestione Operativa doveva contenere:

Gestione amministrativa e di direzione

Ogni membro del team all'interno di Primo (dai responsabili dell'accoglienza, ai medici, ai clinic manager) accede al gestionale PrimoUp con un proprio account ed ognuno vede una dashboard diversa che gli permette di agire solamente sui dati di sua competenza. In questo modo, tutti lavorano su una sola grande piattaforma, che però restituisce ad ogni reparto una diversa dashboard chiara e immediata.

Gestione della Comunicazione

Per ottimizzare ulteriormente il flusso di lavoro di Primo è stata integrata nella piattaforma un'area per la gestione della comunicazione a 360° che permette di dialogare con le 150 cliniche e con i relativi stakeholder. L'Area doveva gestire:

Il rilascio iniziale della piattaforma è avvenuto a fine 2018, dopo un anno di lavoro costante e sviluppo iterativo. Primo Up è stato realizzato utilizzando principalmente Laravel e Vue.js con uno stack LEMP.

Consegnata la piattaforma, è seguita una fase di affiancamento e formazione del team di sviluppo di Primo per permettere al cliente di continuare a lavorare e ampliare il software iniziale. È stato quindi dato il via ad un periodo di evoluzione durato fino alla primavera del 2021, durante il quale abbiamo istruito, affiancato e accompagnato il team di sviluppatori di Primo nella ricerca di soluzioni sempre migliori e innovative. Abbiamo aiutato il cliente a rendersi autonomo nell'evoluzione e nella manutenzione di PrimoUp, In particolare abbiamo affiancato il management nella ricerca di sviluppatori e nel trasferimento di conoscenza fino a rendere il cliente è autonomo nella gestione del software.

Dopo la primavera 2021 abbiamo mantenuto una costante attività di affiancamento per alcune attività necessarie come l'importazione su PrimoUp dei dati da altri gestionali nel momento in cui vengono inserite nuove cliniche all'interno dei flussi della società.

PrimoUp è stato il primo progetto di BitBoss: un percorso entusiasmante e sfidante dato, oltre che dall'ampiezza del progetto, dalla continua ricerca di soluzioni ai problemi che si presentavano passo dopo passo, al fianco di un cliente in crescita continua.

Tutta la fase di sviluppo software iniziale, fino al rilascio della prima versione di PrimoUp, ha coinvolto le seguenti figure

• Un Project Manager che interpretasse e trasferisse all'area di sviluppo le esigenze del cliente

• Un team composto da un senior developer e un medior developer

• Un UI/UX designer per progettare la migliore esperienza sulla piattaforma d parte di tutti gli utenti. La fase evolutiva invece ha coinvolto un Project Manager e un Senior Developer dedicato full-time al cliente.

Primo Up è oggi il software gestionale utilizzato dalle oltre 150 cliniche dei Centri Dentistici Primo ormai presenti in tutta Italia. Grazie ad un database centralizzato e ad un articolato sistema di gestione dei ruoli e dei privilegi, viene utilizzato ogni giorno da oltre 2000 persone tra medici, clinic manager e responsabili amministrativi. Il nostro team a lavorare ancora oggi al fianco di Primo per gestire le continue evoluzioni di PrimoUP, allineato alla continua crescita del cliente.